ОПШТИ УСЛОВИ ЗА ВРШЕЊЕ НА СМЕТКОВОДСТВЕНИ РАБОТИ
Права и обврски на Друштвото за сметководствени работи и на Клиентот
Основните меѓусебни права, обврски и одговорности меѓу Друштвото за сметководствени работи и Клиентот се уредени со Договорот за сметководствени работи. Ангажманот на Друштвото за сметководствени работи не може да отпочне пред двостраното потпишување на Договорот за сметководствени работи.
Изготвувањето и усвојувањето на избраните сметководствени политики претставуваат обврска и одговорност на Клиентот. Сметководствените политики може да ги изготви и Друштвото за сметководствени работи, како посебен ангажман и по цена која ќе биде договорена со Клиентот. Без презентирање на усвоените сметководствени политики од страна на Клиентот (во хартиена форма или електронски) не може да отпочне ангажманот на Друштвото за сметководствени работи.
Друштвото за сметководствени работи, сметководството го води во согласност со прописите и стандардите од областа на сметководството и на начин кој овозможува стручно трето лице во соодветен рок да стекне преглед над работењето на Клиентот и деловните дејствија за нивното настанување, развој и завршување. Евиденцијата, вклучувајќи ја и онаа во електронска форма Друштвото за сметководствени работи ја врши целосно, точно, навремено, веродостојно и уредно, согласно со доставената изворна документација од страна на Клиентот.
Готовинскиот промет на Клиентот, Друштвото за сметководствени работи го бележи континуирано - по редослед на неговото настанување, секојдневно, согласно работата и потребите на Клиентот.
Книжењето и друго евидентирање, вклучувајќи ја и евиденцијата во електронска форма, Друштвото за сметководствени работи не ја менува на начин што првобитната содржина повеќе не може да се утврди. Друштвото за сметководствени работи не врши измени во евиденцијата на Клиентот кои би го направиле неизвесно утврдувањето на времето на нивното спроведување - претходно или дополнително.
Деловните книги и другите евиденции на Клиентот, дури и ако за нивното водење не постои законска обврска, во секое време се достапни во земјата. Деловните книги и другите евиденции се приложуваат на службениот јазик.
Изготвувањето на пописот претставува обврска и одговорност на Клиентот.
Чувањето на деловни книги и евиденции е обврска на Клиентот. Рокот за чување почнува да тече со крајот на календарската година на последната спроведена евиденција.
Трајно се чуваат: - годишните сметки (биланс на состојба и биланс на успех) - финансиските извештаи (биланс на состојба, биланс на успех, извештај за промените во главнината, извештај за паричните текови, применетите сметководствени политики и други објаснувачки белешки подготвени во согласност со меѓународните сметководствени стандарди и меѓународните стандарди за финансиско известување) и - документите за пресметка на плати.
Десет години се чуваат: - трговски книги, сметководствени документи, записи, пописи и други документи во врска со ентитетот; - деловни писма и кореспонденции и - сметки за книжење.
Пет години се чуваат: - документите за дневниот готовински промет и други документи. При меѓусебно физичко примопредавање на сметководствени и други документи, пари или други вредности, Клиентот треба да обезбеди писмен доказ за извршената испорака/прием. Договорната страна која ќе изврши испорака е должна да го чува доказот за физичкото предавање на предметот во тековната година и наредната календарска година (сметајќи од 1 јануари до 31 декември наредната година), односно до датумот на откажување на Договорот за сметководствени работи утврден согласно со членот 5 на Општите услови, кога документите, извештатите и другите докази записнички се предаваат на другата страна.
Контрола и ликвидатура на сметководствените документи, парите и другите вредности врши Клиентот преку својот законски застапник, односно од него овластеното лице, назначено во Договорот за сметководствени работи, кое може да биде одговорно за контрола на сите или само на одредени видови на сметководствени документи, пари и други вредности. Сите формални и материјални неточности на сметководствените документи, прекршувањето и неприменувањето на материјалните законски одредби, пробивањето на роковите, како и непочитувањето на условите и пропишаните начини, правила и процедури, кои се направени по вина на Клиентот, не ја активираат одговорноста на Друштвото за сметководствени работи.
Листата на побарувања на Клиентот (ненаплатени побарувања), ја составува Друштвото за сметководствени работи врз основа на сите аналитички картички на должниците на Клиентот. Постапката на размена на списоци (прегледи, ИОС-и и сл.), телефонските и други контакти, кореспонденцијата со должниците, усогласувањата на салдата и сета останата службена преписка претставува обврска на Клиентот. Друштвото за сметководствени работи, на своја иницијатива не врши затворање на отворени ставки во аналитичката евиденција на Клиентот. Тоа претставува обврска и одговорност на Клиентот. Ваквата обврска и одговорност на Клиентот се однесува и на случаите кога се исполнети законските услови за вредносно усогласување (отпишување) на побарувањата, залихите и сл. средства, односно обврски, поради исполнетите законски услови - застареност на побарувањата / обврските, истечен рок на употреба на залихите и сл. Клиентот го известува Друштвото за сметководствени работи за затворањето на отворените ставки во аналитичката евиденција. Друштвото за сметководствени работи врз основа на примениот Извештај за аналитичката евиденција и салдата на побарувањата на должниците на Клиентот (ненаплатени побарувања) спроведува соодветна синтетичка евиденција.
За место на вршење на сметководствените работи (локација) се смета седиштето на деловните простории на Клиентот, додека просториите на Друштвото за сметководствени работи се само место за пооделни фази на обработката на податоци, заради што чувањето на документацијата, деловните (трговски) книги, годишните сметки и финансиските извештаи во целост претставува одговорност на Клиентот. Клиентот само привремено доставува документација во просториите на Друштвото за сметководствени работи заради обработка, внес на податоци или записи, односно заради евиденција (книжење), после што Друштвото за сметководствени работи е должно најдоцна во рок од 75 дена по истекот на годината, да ги врати документите во целост, заедно со целосната сметководствена евиденција, заради нејзино чување во деловните простории на Клиентот. За начинот, местото и лицата одговорни за чување на документацијата одлучува Клиентот. Клиентот може да ги процесира документите, и истите да ги достави до Друштвото за сметководствени работи по електронски пат, во форма на датотеки погодни за обработка и за вчитување во сметководствената програма на Друштвото за сметководствени работи или во форма на скенирани документи. Во сите вакви случаи Клиентот е одговорен за точноста и веродостојноста на така доставената документација. Клиентот има обврска да го провери приемот на документите од страна на Друштвото за сметководствени работи и за тоа да обезбеди соодветен доказ (по електронски пат или на друг начин).
Клиентот има право и должност континуирано или повремено, самостојно или преку стручно лице да врши контрола и ревизија на вршењето на сметководствените работи, односно на водењето на трговските (деловните) книги. Клиентот презема посебна обврска да врши ваква контрола, односно ревизија за составувањето на месечна, квартална или годишна пресметка на данокот на додадена вредност, како и на изготвувањето на годишната сметка и финансиските извештаи и на Годишни даночни пријави. Друштвото за сметководствени работи може да ја одложи контролата на Клиентот поради оправдани причини (присуство на надворешна контрола, болест на овластеното лице и сл.).
Друштвото за сметоководствени работи нема да толерира и да подржува било какво плаќање од страна на Клиентот или негов деловен партнер или пак oд страна на трето лице кое по природа претставува подмитување, подметнување или ополномоштување за трансакции (надвор од редовното договорно работење) заради обезбедување на постигнување на недозволени цели во корист на Клиентот.
Цени на услугите
Цените на услугите, роковите и условите за плаќање, како и обезбедувањето на плаќањата се дефинираат со Договорот за сметководствени работи, неговите Анекси во согласност со Ценовникот за вршење на сметководствени работи на Друштвото за сметководствени работи (во натамошниот текст: Ценовник), кој е посебен документ и е составен дел на Договорот за сметководствени работи.
Цените на услугите наведени во Ценовникот на Друштвото за сметководствени работи за Клиентот имаат информативен каратер, а минималните износи претставуваат загарантиран износ под кој не може да се утврди цената во рамки на Договорот за сметководствени работи. За Клиентот се меродавни цените наведени во Договорот за сметководствени работи и Анексите кон Договорот и истите може да се менуваат само со Анекс на Договорот за сметководствени работи. Новите цени на услугите наведени во Ценовникот, се применуваат во рок од 8 (осум) дена од денот на склучување на Анекс кон Договорот за сметководствени работи.
Ограничување на одговорноста на Друштвото за сметководствени работи
Друштвото за сметководствени работи е одговорно за евентуалната штета што ќе ја претрпи Клиентот по вина на Друштвото за сметководствени работи, на начин утврден согласно со Законот за облигационите односи. Друштвото за сметководствени работи не е одговорно за било каква штета што ќе настане како резултат на непочитување на законските и договорните рокови за доставување на документацијата или на други потребни податоци или информации кои ќе го доведат Друштвото за сметководствени работи во ситуација својот ангажман да го извршува во непримерно кратки рокови.
Друштвото за сметководствени работи не одговора за евентуална штета која ќе произлезе од ситуација во која Друштвото за сметководствени работи постапува во согласност со ставовите на стручната јавност или дел на стручната јавност, кога се работи за примена на прописите кои се недоволно прецизни заради што во праксата се јавуваат различни толкувања и постапувања во врска со таквите прописи.
При вршењето на курирски услуги (достава) сите ризици за транспорт и ракување со пари, документи и други вредности паѓаат на товар на Клиентот, освен во ситуациите кога ќе се утврди дека Друштвото за сметководствени работи постапувало со крајно невнимание (небрежност). Евентуалното осигурување на парите и другите вредности при транспорт и ракување (манипулација) претставува обврска на Клиентот.
Во услови на извршување на електронско плаќање, Друштвото за сметководствени работи не одговара за евентуалната штета што ќе настане заради прекин на интернет комуникацијата, телефонските врски, недостапноста на сервисот на кабелскиот оператор и на сличните сервиси кои не се под контрола на Друштвото за сметководствени работи.
Во сите случаи, евентуалната штета за која Друштвото за сметководствени работи може да одговара пред Клиентот не може да биде поголема од вкупниот износ кој Клиентот го платил за услугите во последните три месеци кои претходат на датумот на настанувањето на евентуалниот штетен настан.
За вршењето на сметководствени работи, Друштвото за сметководствени работи склучува договор за годишно осигурување со осигурително друштво. Евентуално настанатиот штетен настан најпрво се покрива од полисата издадена од осигурителното друштво, согласно со одредбите на договорот за осигурување.
Откажување на Договорот за сметководствени работи
Билатералниот отказен рок за раскинување на договорниот однос помеѓу Друштвото за сметководствени работи и Клиентот е 30 (триесет) календарски дена, од денот кога едната договорна страна и предала писмено известување за раскинување на договорот на другата договорна страна и тоа по пошта со потврда за прием на пратка или со писмена достава на адреса-седиште на една од договорените страни.
По истекувањето на отказниот рок, во рокот на наредните 8 (осум) календарски дена Друштвото за сметководствени работи е должно да ја предаде, а Клиентот мора да ја преземе својата документација која во тој момент ќе се затекне кај Друштвото за сметководствени работи. Ако Клиентот не ја преземе својата документација, му плаќа на Друштвото за сметководствени работи надомест за чување и архивирање на документацијата согласно со Ценовникот. Таквата документација, Друштвото за сметководствени работи ја чува најмногу 60 (шеесет) дена, после што истото може да ја отстрани без никаква одговорност за евентуалните штетни ппследици што може да настанат за Клиентот.
Друштвото за сметководствени работи привремено може да прекине дел или целокупното вршење на сметководствени работи за Клиентот или трајно да го раскине Договорот за сметководствени работи, доколку Клиентот доцни со плаќање на своите обврски кон Друштвото за сметководствени работи повеќе од 30 (триесет) календарски денови. За привременото прекинување на вршењето на сметководствените услуги, Друштвото за сметководствени работи не е должно писмено да го извести Клиентот, туку се подразбира дека по истекот на триесетиот календарски ден на доцнење на плаќањето сите услуги се запрени од извршување. За трајното раскинување на Договорот, Друштвото за сметководствени работи е должно да го извести Клиентот во писмена форма. Известувањето за трајното раскинување на Договорот за сметководствени работи може да биде условено, со наведување на датумот до кој треба да се изврши плаќањето на долгот од страна на Клиентот, и ако плаќањето не се изврши до тој рок тогаш ќе настапи трајно раскинување на договорот.
Договорните страни можат да склучат Договор за сметководствени работи со извршна клаузула, солемнизиран кај нотар, со што истиот би стекнал сила на извршна исправа.
Решавање на спорови
Евентуалните спорови кои произлегуваат од Договорот за сметководствени работи, неговите Анекси, Ценовникот или овие Општи услови, договорните страни се обврзуваат да се обидат да ги решат спогодбено или преку медијатор, арбитража (медијација). Страната која е незадоволна од текот на мирното решавање или од одлуката на арбитражата на спорот можат да иницираат судска постапка.
Други одредби
Клиентот е должен до Друштвото за сметководствени работи да ги достави сите информации во врска со промена на податоците кои се наведени во Договорот за сметководствени работи и Анексите, вклучувајќи и информации за менување на телефонски броеви и е-маил адреси.
Друштвото за сметководствени работи не смее договорените работи да ги отстапи на друго Друштвото за сметководствени работи. Клиентот, после откажувањето на Договорот за сметководствени работи, вршењето на сметководствените работи може да му ги довери на друг субјект за вршење на сметководствени работи.
Циркуларните писма (известувања) кои Друштвото за сметководствени работи ги составува и ги доставува до Клиентот преку неговото електронско сандаче и кои истовремено ги истакнува на својата интернет страница, доколку содржат упатства и налози за однесување на Клиентот во одредени ситуации, имаат сила на утврдување на нов (изменет) Општ услов, и со нив се усогласуваат Договорот за сметководствени работи и неговите Анекси.
Се смета дека Клиентот е информиран за содржината на циркуларното писмо следниот ден од денот на доставување или обидот за доставување на писмото преку испорака или обид за испорака на писма по е-пошта на е-маил адресата, наведена во Договорот за сметководствени работи и Анексите, односно наредниот ден од денот на истакнувањето на циркуларното писмо на интернет страницата на Друштвото за сметководствени работи, http://www.dzokoko.com.mk/, а евентуалните обврски за договорните страни стануваат полноважни најдоцна во рок од 8 (осум) календарски дена, во кој период се потпишуваат измените на Договорот.
Друштвото за сметководствени работи, односно сметководителот и/или овластениот сметководител кој работи во Друштвото за сметководствени работи е должен да ги заштити личните податоци кои ги дознал во текот на вршењето на сметководствените работи согласно со Законот за заштита на личните податоци, како и да ја чува класифицираната информација со соодветен степен на тајност која ја дознал во текот на вршењето на сметководствените работи согласно со Законот за класифицирани информации.
Дивизија 1:
Заштита на личните податоци
Друштвото за сметководствени работи и вработените лица во друштвото, вклучувајќи го/ги и сметководител-от/ите и/или овластени-от/те сметководител/и кој/кои работ-и/ат во Друштвото за сметководствени работи имаат обврска да ги заштитат личните податоци кои ги дознале во текот на вршењето на сметководствените работи. Заштитата на личните податоци се врши согласно со одредбите на Законот за заштита на личните податоци. Со прописите за заштита на личните податоци е уредена заштитата на личните податпци како основни слободи и права на физичките лица, а особено правата на приватност во врска со обработката на лични податоци.
Дефиниции
„Личен податок“ е секоја информација која се однесува на идентификувано физичко лице или физичко лице кое може да се идентификува. Лице кое може да се идентификува е лице чиј идентитет може да се утврди директно или индиректно, посебно врз основа на матичен број на граѓанинот (ЕМБГ) или врз основа на едно или повеќе обележја специфични за неговиот физички, физиолошки, ментален, економски, културен или социјален идентитет.
„Корисник" е Друштвото за сметководствени роботи на кое му се откриваат податоците.
Друштвото за сметководствени работи заштитата на личните податоци ја гарантира на секое физичко лице без дискриминација заснована врз неговата националност, раса, боја на кожата, верски уверувања, етничка припадност, пол, јазик, политички или други верувања, материјална положба, потекло по раѓање, образование, социјално потекло, државјанство, место или вид на престој или кои било други лични карактеристики.
„Контролор“ е Друштвото за сметководствени работи кое самостојно или заедно со други ги утврдува целите и начинот на обработка на личните податоци.
Обработка на личните податоци
Личните податоци се: - обработуваат правично и во согласност со закон; - собираат за конкретни, јасни и со закон утврдени цели и се обработуваат на начин што е во согласност со тие цели. Натамошната обработка на податоците за цели на историски, научни или статистички истражувања нема да се смета дека не е во согласност со првичните цели за собирање на податоците доклоку се преземени соодветни заштитни мерки во согласност со закон; - соодветни, релевантни и не преобемни во однос на целите заради кои се собираат и обработуваат; - точни, целосни и каде што е потребно ажурирани, при што ќе се преземат сите соодветни мерки за бришење или корегирање на податоците што се неточни или нецелосни, имајќи ги предвид целите заради кои биле собрани или обработени и - чувани во форма што овозможува идентификација на субјектот на лични податоци, не подолго од што е потребно да се исполнат целите поради кои податоците се собрани за натамошна обработка.
По истекот на рокот за чување, личните податоци може да се обработуваат само за историски, научни или статистички цели. Кога личните податоци се употребуваат за овие цели, мора да се почитува правото на заштита на приватноста, личниот и семејниот живот на субјектот на лични податоци од нивна неовластена употреба и во најкраток можен рок податоците да се направат анонимни.
За квалитетот на личните податоци е одговорно Друштвото за сметководствени работи.
Обработката на личните податоци може да се врши: - по претходно добиена согласност на субјектот на лични податоци (Друштвото за сметководствени работи го докажува постоњето на согласност на субјектот на лични податоци); - за извршување на договор во кој субјектот на лични податоци е договорна страна или на барање на субјектот на лични податоци, пред негово пристапување кон договорот; - за исполнување на законска обврска на Друштвото за сметководствени работи; - за заштита на животот или суштинските интереси на субјектот на лични податоци; - за извршување на работи од јавен интерес или на службено овластување на Друштвото за сметководствени работи или на трето лице на кое му се откриени податоците или - за исполнување на легитимните интереси на контролорот, трето лице или лице на кое податоците му се откриени, освен ако слободите и правата на субјектот на лични податоци не преовладуваат над таквите интереси.
Процедури за пристап до електронската база (програма) на Друштвото за сметководствени работи
Пристапот на вработените во Друштвото за сметководствени работи до електронската база на податоци генерирана во функција на вршење на сметкoвoдствените рабoти за Клиентoт, oднoснo пoединечниoт влез вo сметкoвoдствената прoграма кoја се кoристи какo платфoрма за сметкoвoдствена евиденција и генерирање на извештаи се врши со поединечна лозинка за секој вработен. Три пати погрешно внесената лозинка ги оневозможува новите влегувања во базата односно програмата од компјутерското место од кое се направени неуспешните обиди.
Обработка на посебни категории на лични податоци
Забранета е обработка на посебните категории на лични податоци.
„Посебни категории на лични податоци“ се лични податоци кои го откриваат расното или етничко потекло, политичко, верско, филозофско или друго уверување, членството во синдикална организација и податоци што се однесуваат на здравјето на луѓето, вклучувајќи ги и генетските податоци, биометриски податоци или податоци кои се однесуваат на сексуалниот живот.
По исклучок, обработка на посебните категории на лични податоци може да се врши ако: - врз основа на изречна согласност на субјектот на личните податоци дадена за обработка на такви податоци, освен кога со закон е предвидено дека забраната за обработка на такви податоци не може да се отповика со изречна согласност од субјектот на лични податоци; - е потребна заради спроведување на конкретните права и обврски на Друштвото за сметководствени работи во областа на трудовото право, до степен и со соодветни гаранции утврдени со законите од оваа област; - тоа е потребно за заштита на суштинските интереси на субјектот на личните податоци или на друго лице ако тоа има физички недостатоци кои гп спречуваат да даде согласност или е деловно неспособно да даде согласност; - обработката се спроведува во рамките на работењето на установи, здруженија или кои било други непрофитни организации заради политичка, филозофска, верска, синдикална или друга цел под услов обработката на податоците да се однесува исклучиво на нивните членови и тие податоци нема да бидат откриени на трети лица без согласност на субјектот на личните податоци; - обработката се однесува на податоци кои субјектот на лични податоци јавно ги објавил; - тоа е потребно заради утврдување или остварување на поединечни правни интереси; - тоа е потребно заради стекнување, остварување и заштита на права на субјектот на лични податоци во постапка пред надлежни органи; - тоа е потребно за цели на медицинска превенција, дијагноза, лекување или управување со јавна здравствена установа и се врши од страна на лице чија прпфесија е давање здравствена заштита под заклетва на чување на тајност на податоците за кое дознало во вршењето на неговата професија и - соодветни мерки за заштита заради извршување на работи од јавен интерес се утврдени со закон или со одлука на Дирекцијата за заштита на личните податоци.
Матичниот број на граѓанинот може да се обработува само: - по претходна изречна согласност на субјектот на лични податоци; - за остварување на со закон утврдени права или обврски на субјектот на лични податоци или Друштвото за сметководствени работи и - во други случаи утврдени со закон.
Друштвото за сметководствени работи води сметка матичниот број на граѓанинот да не биде непотребно видлив, печатен или преземен од збирка на лични податоци.
Права на субјектот на лични податоци
Кога податоците се прибираат од субјектот на лични податоци тој мора да биде информиран за: - идентитетот на Друштвото за сметководствени работи (како контролор); - целите на обработката; - корисниците или категориите на корисници на личните податоци; - задолжителноста на давањата на одговорите на прашањата; - можните последици ако не се даде одговор и - постоењето на право на пристап и право на исправка на неговите лични податоци.
Физичко лице или здружение на граѓани во кое членува физичкото лице, ако смета дека му е повредено некое право загарантирано со Законот за заштита на личните податоци од страна на Друштвото за сметководствени работи може да поднесе барање за утврдување на повреда на правото до Дирекцијата за заштита на личните податоци.
За повреда на правото, инспекторот за заштита на личните податоци води инспекциска постапка и одлучува со решение.
Субјектот на лични податоци правото на надоместок на претрпена штета причинета со обработка на личните податоци или со друга активност, извршени спротивно од одредбите на Законот за заштита на личните податоци, го остварува со поднесување на тужба за надоместок на штета до надлежниот суд.
Дивизија 2:
Користење на класифицирани информации
Друштвото за сметководствени работи обезбедува законито користење на класифицирани информации и оневозможува секаков вид на незаконски пристап до информациите.
„Класифицирана информација“ е информација која се заштитува од неовластен пристап или употреба и која се определува со степен на класификација.
Информациите кои се предмет на класификација се однесуваат особено на: јавната безбедност; одбраната; надворешните работи; безбедносни, разузнавачки и контраразузнавачки активности на органите на државната управа на Република Македонија; системи, уреди, проекти и планови од важност за јавната безбедност, одбраната, надворешните работи; научни истражувања; технолошки, економски и финансиски работи од значење за Република Македонија.
Информацијата се определува со еден од степените на класификација: - државна тајна; - строго доверливо; - доверливо и - интерно.
Корисник на класифицирана информација е правно или физичко лице кое има потреба за пристап до класифицирани информации заради извршување на функцијата, службените задачи или дејноста и кое има безбедносен сертификат.
Безбедносен сертификат се издава за соодветен степен на класифицирана информација. За издавање на безбедносен сертификат заинтересираното правно или физичко лице поднесува писмено барање до Дирекцијата за безбедност на класифицирани информации. Безбедносен сертификат се издава врз основа на претходно спроведена безбедносна проверка.
За извршување на работните задачи, на лицата во правни и физички лица им се издава безбедносен сертификат за соодветен степен на класифицирана информација согласно со принципот „потребно е да знае“. „Потребно е да знае“ е принцип според кој се утврдува корисникот кој има потреба за пристап до класифицирани информации заради извршување на функцијата или службените задачи.
Барањето за издавање на безбедносен сертификат лицата го поднесуваат преку одговорните лица во правни и физички лица.
Безбедносен сертификат се издава на правно лице кое ги исполнува следните услови: - да има обезбедено услови за физичка, административна и информатичка безбедност на информациите, како и безбедносни сертификати за лица; - да е финансиски и економски стабилно и - да не постои безбедносен ризик за користење на класифицираните информации.
Дирекцијата за безбедност на класифицирани информации води евиденција за издадените безбедносни сертификати и за пополнетите безбедносни прашалници.
Дирекцијата за безбедност на класифицирани информации води посебна евиденција за издадените дозволи за пристап до класифицирани информации во Република Македонија.